IMAP, POP und Exchange — was ist der Unterschied?
Die Ausgangslage bestimmt die Migrationsstrategie:
- IMAP hält Mails serverseitig in Ordnern — gut migrierbar, da die Struktur erhalten bleibt.
- POP3 lädt Mails oft lokal herunter und löscht sie serverseitig. Hier liegen die Daten häufig verstreut in einzelnen Outlook-/Thunderbird-Profilen, was die Bestandsaufnahme aufwändiger macht.
- Exchange (on-premises) enthält neben Mails auch Kalender, Kontakte, Aufgaben und öffentliche Ordner — ein vollständiger Umzug muss all das berücksichtigen.
Der typische Ablauf
1. Quellen sichten
Welche Postfächer gibt es, wie groß sind sie, liegen Daten nur lokal (POP) vor? Gibt es geteilte Postfächer, Funktionsadressen oder öffentliche Ordner?
2. Zielumgebung wählen und einrichten
Microsoft 365 oder Google Workspace? Die Wahl hängt von Ihren Anwendungen, vorhandenem Know-how und Lizenzmodell ab. Nutzer und Domains werden im Ziel vorbereitet.
3. Übertragung mit erhaltener Struktur
Ordner, Unterordner, gelesen/ungelesen-Status und Anhänge werden 1:1 übernommen. Bei Exchange kommen Kalender und Kontakte hinzu.
4. Umstellung und Nachzug
Nach der Vorab-Übertragung erfolgt der Cutover über die MX-Einträge; zwischenzeitlich eingegangene Mails werden nachgezogen.
5. Validierung
Abgleich pro Objekt gegen die Quelle und ein Abschlussbericht über die Vollständigkeit.
Besonderheiten, die oft übersehen werden
- Funktions- und Sammelpostfächer (info@, buchhaltung@) brauchen im Ziel ein passendes Konzept (Shared Mailbox bzw. Gruppe).
- Lokale POP-Archive auf einzelnen Rechnern müssen eingesammelt werden, sonst fehlen alte Mails nach dem Umzug.
- Öffentliche Ordner aus Exchange haben in der Cloud kein direktes Gegenstück und werden auf geteilte Postfächer oder SharePoint abgebildet.
- Sendeberechtigungen („Senden als" / „Senden im Auftrag von") müssen im Ziel neu gesetzt werden.
Datenschutz beim Cloud-Wechsel
Gerade beim Wechsel von einem deutschen Hoster oder einem eigenen Server in die Cloud ist die Frage der Datenverarbeitung zentral. Wir bewegen Ihre Daten während der Migration ausschließlich über Server in Deutschland und der EU und stellen auf Wunsch einen AVV nach Art. 28 DSGVO bereit.
Häufige Fragen
Bleibt die Ordnerstruktur bei der IMAP-Migration erhalten?
Ja. Ordner, Unterordner, der gelesen/ungelesen-Status und Anhänge werden 1:1 in die Zielumgebung übernommen.
Können wir von POP3 migrieren, obwohl Mails lokal liegen?
Ja, aber es erfordert mehr Vorbereitung: Lokale Archive auf den einzelnen Rechnern müssen eingesammelt und konsolidiert werden, damit keine alten Mails verloren gehen.